3 CLÉS POUR UNE CONCEPTION DE BUREAU PRODUCTIVE

En tant que membres de la communauté du design et de la construction, nous croyons sans aucun doute que les espaces ont un effet sur les occupants. Au cours des dernières décennies, un nombre croissant de recherches a prouvé que la conception influe sur les résultats de l’occupant.

En milieu de travail, le résultat le plus souhaitable est une entreprise rentable, dirigée par une main-d’œuvre productive. Mais comment définissons-nous la productivité?

Dès les années 1960, les experts ont commencé à remettre en question la pertinence de la « productivité » en tant que mesure de la réussite de chaque travailleur dans une économie fondée sur la connaissance. Parce que la participation et la production des employés sont difficiles à quantifier une fois que vous allez au-delà de la fabrication, de nombreux designers, stratèges en milieu de travail, et consultants en gestion ont rejeté cette notion.

« Les employés heureux sont des employés engagés, et les employés engagés sont des employés productifs. »

Amy Manley, directrice nationale des stratégies en milieu de travail pour Jacobs, est l’un d’entre eux. La philosophie d’architecture et des intérieurs de l’entreprise se concentre sur l’amélioration de l’engagement des employés, dont beaucoup préconisent comme étant la meilleure mesure de la réussite.

« Les employés heureux sont des employés engagés et employés engagés sont des employés productifs, » explique t-elle, en énumérant des indicateurs de satisfaction avec le lieu de travail physique : Les employés sont-ils fiers de leur milieu de travail? Est-ce que le bureau est considéré comme un outil de recrutement et de fidélisation des talents? Est-ce que l’environnement vous permet de livrer votre travail de manière efficace?

Que vous choisissiez de l’appeler engagement, productivité ou utilisiez autre terme, il n’y a pas de solution miracle - basée sur la conception ou autre - qui garantit une meilleure performance en milieu de travail. Un examen approfondi de plus de 800 documents de recherche individuels et 35 méta analyses effectuées en 2013 et 2014 n’a pas révélé de relations causales définitives. Cependant, un certain nombre de facteurs organisationnels ayant une forte corrélation avec les équipes de connaissance les plus productives a fait surface. 1 Heureusement, la conception d’un espace de travail intelligent peut prendre en charge ces facteurs.

Facteurs identifiés avec des équipes hautement productives

  • Confiance
  • Cohésion sociale
  • Soutien de superviseurs perçu
  • Partage d’information
  • Vision et objectif de clarté
  • Communication externe

Des données et des connaissances supplémentaires sont disponibles dans notre livre blanc complet sur la conception d’un milieu de travail productif.

Les quatre modes de travail des connaissances

Dans leur premier rapport WorkPlace Research en 2008, l’équipe de recherche en milieu de travail Gensler a identifié quatre modes distincts de travail pour les travailleurs de connaissances, qui ont tous lieu entre les équipes productives. 2

  1. Concentration : Le Travail individuel qui nécessite une concentration sur une tâche particulière, comme l’écriture, la résolution de problèmes, et l’analyse
  2. Collaboration : Deux ou plusieurs personnes qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif. Comprend des tâches telles que le remue-méninges et la co-création
  3. Socialisation : Interactions qui renforcent la confiance et consolident les relations, y compris le parler, le rire, la célébration et le réseautage
  4. Apprentissage : Les tâches individuelles ou orientées vers le groupe qui impliquent l’acquisition de connaissances

Dans les années suivantes, ils ont élargi le cadre de leurs recherches pour examiner l’importance relative des modes de travail, comment ils sont intégrés, et comment le design peut les soutenir. Dans un rapport de 2012, Gensler est allé jusqu’à déclarer « le facteur le plus important dans l’efficacité en milieu de travail n’est pas la collaboration, c’est un travail de concentration individuel » et, en outre, « les stratégies en milieu de travail qui sacrifient la concentration individuelle face à la poursuite de la collaboration se traduira par une diminution de l’efficacité pour les deux. » 3

Bien que cela puisse sembler un acte d’accusation grave envers le bureau de concept ouvert, la réalité est que les plans ouverts ne vont nulle part bientôt. Les bureaux privés assignés individuellement exigent considérablement plus d’espace et limitent les options pour la reconfiguration. Avec plus d’un tiers des employés travaillant hors site à un moment donné, le modèle traditionnel de bureau fermé n’a tout simplement pas de sens économique pour la plupart des employeurs. Un rapport récent de CoreNet Global montre une preuve claire des tendances vers des bureaux flexibles ouverts plus économiques et rentables. Ils ont constaté que, entre 2010 et 2012, la superficie du lieu de travail moyenne a chuté de 225 pieds carrés par personne à 176 pieds carrés. Ils prédisent qu’il peut tomber aussi bas que 100 pieds carrés pour de nombreuses installations d’ici 2017 .

Notre livre blanc présente un aperçu sur la productivité au siège CertainTeed/Saint-Gobain en Amérique du Nord.

Faire fonctionner le bureau ouvert

Déterminées à éviter les pièges de bureaux communs à concept ouvert, les équipes Stratégies en milieu de travail et de Design d’intérieur de Jacobs ont travaillé en étroite collaboration avec CertainTeed pour comprendre comment les équipes individuelles ont travaillé, et ils ont travaillé encore plus étroitement avec CertainTeed Ceilings comme un fabricant pour assurer qu’ils précisaient les meilleures solutions.

La solution au conflit entre la concentration et. la collaboration dans le bureau ouvert repose sur trois concepts simples.

« Les Stratégies en milieu de travail qui sacrifient la concentration individuelle pour la poursuite de la collaboration se traduira par diminution de l’efficacité pour les deux. »

1. Création d’espaces pour accueillir chaque mode de travail

Selon les données d’analyse comparative de Jacobs, les environnements de bureaux ouverts de haute performance ont un siège de conférence ou de réunion fermée pour chaque deux membres du personnel. Ainsi, avec 800 employés, CertainTeed avait besoin de 400 sièges clos. Le problème avec les bureaux ouverts au début était l’homogénéité de leurs espaces clos. Par les anciennes règles, les 400 sièges auraient été répartis entre une poignée de grandes salles de conférence conçues pour accueillir 25 à 30 personnes.

Mais, les salles de conférence formelles qui doivent être planifiées et réservées ne sont pas propices à la nature du travail collaboratif libre qui mène à l’innovation. La recherche a identifié cinq à huit le nombre idéal de personnes pour une collaboration productive. Il y a aussi des rencontres individuelles et un certain nombre d’autres configurations ne correspondant pas à la réunion de la conférence à grande échelle. Sans parler de la nécessité d’être seul dans un endroit calme pour un appel téléphonique, une réunion virtuelle ou un travail intense. Un bureau bien conçu comprend un espace pour accueillir un éventail de modes de travail et de taille de groupes.

2. Des espaces stratégiquement positionnés

La stratégie de planification et de conception d’un milieu de travail a pris une page du livre de jeu de la planification urbaine et s’est axée sur le zonage. Muffy Byrne, gestionnaire de projet de Jacobs sur le projet CertainTeed/Saint-Gobain, soutient que quand il vient à assurer la productivité maintenant et dans l’avenir, le concept de planification est tout. Suivant de solides principes d’allocation d’espace, de positionnement, le ratio espace ouvert-espace fermé, et l’emplacement des différents espaces en relation avec des éléments fixes dans une installation telles que les cages d’escalier ou les toilettes, donnent un taux de succès constant.

En décrivant le siège CertainTeed, elle parle de quartiers dans chaque aile et à chaque étage de l’immeuble. Ces quartiers sont définis par des banques de salles de conférence et comprennent tout ce que les employés dans ce domaine ont besoin pour fonctionner à proximité : une zone d’imprimante, un garde-manger avec du café, de l’eau, un réfrigérateur et un micro-ondes, des salles de collaboration, des salles de repos, et une cage d’escalier. Les espaces sympathisantes sont co-localisés pour minimiser le nombre de distractions auditives et visuelles pour ceux qui sont engagés dans le travail de concentration.

3. Utiliser les bons produits pour soutenir la fonction de chaque espace acoustique

Des Considérations tels que les meubles, les cloisons et les murs sont tous importants pour soutenir la fonction d’un espace, mais le principal moyen de gérer le son dans un environnement de bureau à plan ouvert est les plafonds. Ils ne représentent pas seulement la plus grande surface disponible située à proximité des utilisateurs. S’ils ne sont pas traités, ils deviennent un vaste réflecteur de voix. Et tandis que les looks épurés et cohérents sont prioritaires pour la plupart des designers, le fait est qu’un ou deux produits de plafond ne sont tout simplement pas suffisants pour répondre aux diverses exigences acoustiques au sein d’un immeuble de bureaux de 277 000 pieds carrés.

Pour optimiser les performances acoustiques, le siège CertainTeed/Saint-Gobain en Amérique du Nord dispose d’un total de 20 différents produits acoustiques muraux, de plafond et de système de suspension. Chacun a été soigneusement sélectionné pour répondre aux objectifs acoustiques et esthétiques des cinq types d’espaces de travail différents :

  • Espace de bureau
  • Espaces de collaboration fermés
  • Espaces de collaboration ouverts
  • Espaces de socialisation
  • Espaces d’apprentissage

Le dernier secret du succès

La planification de l’espace, la conception et le traitement acoustique sont tous extrêmement importants et permettront d’améliorer la productivité au bureau de manière significative. Cependant, le prédicateur ultime permettant de prouver l’efficacité d’une transition de bureau à plan ouvert va au-delà de ces concepts physiques. L’acceptation du changement et la visualisation du siège CertainTeed/Saint-Gobain en Amérique du Nord comme un laboratoire vivant pour la productivité en milieu de travail est au cœur de la réussite de ce projet.

Les détails sur les critères de rendement acoustique pour chaque type d’espace et les produits CertainTeed Plafonds sélectionnés sont présentés dans notre papier blanc Fondation pour une conception de bureau productif .

Format en colonnes 
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Remarques

1 Measuring Knowledge Worker Productivity. Workplace Advisory at Allsteel, Sept. 2015. http://cms.allsteeloffice.com/design-resources/workplace-trends 30 Mar. 2016.

2 What We’ve Learned About Focus in the Workplace. Gensler. Jan. 2012 . http://www.gensleron.com/work/2012/1/24/focus-on-focus.html11 Avr. 2016 .

3 2013 U.S. Workplace Survey Key Findings. Gensler. http://www.gensler.com/design-thinking/research/the-2013-us-workplace-survey-111 Avr. 2016 .